Organizzare e controllare il flusso delle informazioni in azienda è importante per raggiungere elevati livelli di efficacia dei processi. Gestire le informazioni con le nuove tecnologie porta a miglioramenti anche in termini di efficienza.
Il modulo EDM integrato in Sipad.X permette in modo semplice ed immediato di archiviare, classificare, e conservare automaticamente, anche in modalità “conservazione legale sostitutiva”, quanto prodotto dal DMS (preventivi, contratti, ordini di lavoro, fatture, ecc.), nonché i documenti provenienti da Fonti esterne all’Azienda (documenti passivi, pratiche di finanziamento, ecc.).
Con EDM è possibile
- archiviare digitalmente tutti i documenti prodotti da X in formato PDF/A
- acquisire tramite scanner documenti esterni
- gestire più versioni dei medesimi documenti (originale, copia firmata dal Cliente…. ecc.)
- avvalerti dell’archiviazione ottica sostitutiva
- firmare con firma grafometrica a valore legale che ti permetterà di siglare i contratti senza doverli prima stampare, firmare, scandire e re-inoltrare
- generare automaticamente indici di ricerca
Attraverso l’utilizzo della soluzione EDM otterrete:
- Drastica riduzione dei tempi nel recupero delle informazioni.
- Maggiore velocità nello svolgimento delle attività d’ufficio e aumento della produttività.
- Riduzione dei costi e dei consumi di carta grazie alla possibilità dell’invio tramite e-mail della documentazione.
- Possibilità di creare flussi documentali (workflow) e di monitorare passo-passo tutta la vita di ogni tipo di documento.
- Sicurezza degli accessi e controllo delle attività sull’archivio digitale.
- Miglioramento delle relazioni con i clienti, fornitori, collaboratori.
Il software è modulare e permette un approccio esaustivo alla gestione digitale documentale in Concessionaria:
DocuSmart Archive
Acquisisce ed indicizza automaticamente i documenti prodotti dalla Concessionaria, permettendo l’organizzazione degli stessi in “cabinet” virtuali; rende disponibili strumenti avanzati per la ricerca multi-indice di informazioni contenute nei documenti stessi.
DocuSmart Scan
Permette l’utilizzo di scanner e stampanti multifunzione per la digitalizzazione e archiviazione automatica di documenti prodotti esternamente alla Concessionaria, o ad essa inviati in formato cartaceo.
DocuSmart Payables
Offre la possibilità di contabilizzare i documenti passivi ricevuti dalla Concessionaria, con contestuale stampa di apposite etichette dotate di barcode o QR-code, atte alla protocollazione ed archiviazione digitale automatica di detti documenti. Il link logico generato tra i documenti in oggetto e le relative scritture di prima-nota, permettono un accesso immediato degli stessi all’interno del modulo contabile SIPAD.X.
DocuSmart Legal
L’archiviazione legale sostitutiva con la massima semplicità e sicurezza ed il minimo dei costi, grazie alla partnership con Postel.
DocuSmart FEA
I documenti firmati con FEA grafometrica, attraverso le soluzioni DocuSmart, hanno piena valenza legale e acquisiscono consistenza grazie alle regole che possono essere associate al documento stesso: è infatti possibile introdurre controlli per individuare firme mancanti o per guidare il firmatario nel processo di firma.
Le soluzioni EDM/DocuSmart sono basate sulle più avanzate tecnologie, supportano l’ambiente cloud e i dispositivi mobile, e rispondono ai più rigidi e moderni criteri di sicurezza e normativi in materia legale e fiscale.
Grazie al software EDM/DocuSmart sarete in grado di liberarvi dalla carta in Concessionaria, recuperare spazio, gestire più efficientemente i flussi documentali, implementare i criteri di sicurezza e privacy previsti dalla normativa G.D.P.R., reperire e distribuire in modo più immediato le informazioni, con maggiore produttività, ordine ed efficienza.