PENTANA SOLUTIONS & la FATTURAZIONE ELETTRONICA

Dal 1 Gennaio 2019 la Fatturazione Elettronica è diventato IL metodo di Fatturazione.

Sappiamo tutti tutto sulla Fattura Elettronica?  Ni. Molti sono solo parzialmente informati.

In questo articolo ricapitoliamo le informazioni essenziali.

La Fatturazione Elettronica già in vigore nei confronti della Pubblica Amministrazione (PA), è diventata obbligatoria anche nei confronti dei Privati.

Da molte parti si vede scritto “Fatturazione Elettronica B2B” ma questa dicitura può trarre in inganno perché la Fatturazione Elettronica è obbligatoria per ogni Fattura Emessa, sia verso persone giuridiche (Aziende), sia nei confronto di persone fisiche (Consumatori).

Venendo alla Concessionaria o all’Officina, tutte le fatture emesse diventano quindi Fatture Elettroniche.

Per Fattura Elettronica si intende un file elettronico da inviare ad esempio via email in formato standard definito (XML), firmate digitalmente e conservati ai fini fiscali e civilistici.

La distribuzione delle fatture, ovvero di questi file XML, sarà compito di SDI, ovvero il Sistema di Interscambio, che si occuperà di verificare la correttezza del file e di recapitarlo al destinatario (almeno nei casi di aziende pubbliche o private).

 

La creazione delle Fatture

Dal punto di vista del software gestionale, se utilizzi SIPAD.X non c’è alcuna differenza rispetto alla creazione di una fattura tradizionale. Le differenze ci sono a seconda del destinatario della fattura.

Sono possibili tre casi:

  • Il Destinatario è la Pubblica Amministrazione – il destinatario è identificato da un codice di 6 cifre, unico, che identifica l’ufficio.
  • Il Destinatario è una Azienda Privata – il destinatario è identificato dal suo indirizzo PEC, oppure dal Codice Destinatario SDI, è quindi importante memorizzare questi dati nell’anagrafica prima di emettere il primo documento.
  • Il Destinatario è una Persona Fisica – al momento è sufficiente indicare il Codice fiscale, oltre naturalmente a tutti i dati anagrafici.
    1. L’altra particolarità è che, solo nel caso di Persone Fisiche, il cliente ha diritto di richiedere il documento anche in formato Cartaceo o PDF.

 

La firma Digitale e l’Invio al Sistema di Interscambio: Una proposta contenuta nell’offerta Fatturazione Elettronica di Sipad.X

Le Fatture Elettroniche generate in formato XML vanno Firmate Digitalmente con firma qualificata – condizione indispensabile per certificare la fonte del documento.

E’ un’operazione ripetitiva che può essere automatizzata scegliendo l’invio tramite un intermediario che si occuperà di Firma, Invio Fatture Emesse, Ricezione esiti, Ricezione Fatture passive, Conservazione Sostitutiva

 

In alternativa, l’opzione “fai da te”, è quella di occuparsi di questi passaggi.

  1. Dotarsi di Firma Digitale qualificata da apporre quotidianamente ai files XML delle Fatture Elettroniche emesse;
  2. Invio Fatture Emesse al Sistema di Interscambio (SDI)
  3. Ricezione degli Esiti
  4. Ricezione Fatture Passive
  5. Conservazione Sostitutiva

Ognuno di questi 5 punti porta con sé delle particolarità. Vediamo quali possono essere le risposte di SDI a un invio:

  1. una notifica di scarto:
  2. un file dei metadati:
  3. una ricevuta di consegna:
  4. una notifica di mancata consegna:
  5. una notifica di esito committente:
  6. una notifica di esito:
  7. uno scarto esito committente:;
  8. una notifica di decorrenza termini:
  9. una attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito:

Senza entrare troppo nel dettaglio le Notifiche di Esito vanno salvate, così come una notifica di scarto deve essere gestita.

 

La Conservazione Sostitutiva

La norma prevede che i documenti vengano “Conservati a Norma”.

Alcuni dimenticano che non si tratta di conservare solo i file XML delle fatture emesse o ricevute ma tutta una serie di files e documenti accessori alla fattura.

 

Non ultimi, gli esiti e le comunicazione di cui abbiamo scritto nel paragrafo sopra.

 

Non solo. La Fatturazione Elettronica porta inevitabilmente a una revisione dei processi.

Se parliamo di Dealer Automotive, stiamo parlando di aziende che producono molte migliaia, decine di migliaia, a volte centinaia di documenti all’anno. Questi documenti sono poi parti di flussi e processi che probabilmente dovranno essere rivisti alla luce di questa rivoluzione.

Se poi occorre affrontare la Conservazione Sostitutiva delle Fatture emesse e ricevute, delle comunicazioni di SDI, allora tanto vale pensare anche agli altri tipi di documenti.

 

Alla prossima.

Stefano Rosini

 

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